Перевод в рамках одной Компании. Фактически место работы не изменилось. с ноября 2015 - директор Дополнительно в мои должностные обязанности стало входить: - организация рабочих мест персонала офиса; - контроль за работой офисного оборудования (компьютеров, принтеров, телефонов, мини-АТС, ксерокса, сканеров, МФУ); - вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования; - ведение табеля учета трудового времени сотрудников и своевременное предоставление данных юридическому отделу; - обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и т.д., необходимыми для работы (разработка бюджета расходов на офисные нужды, размещение заказов, отправка расходных материалов на заправку или ремонт, приемка и хранение канцтоваров, расходных материалов); - обеспечение сотрудников офиса горячим питанием: координация и контроль работы повара (контроль за составлением меню, качеством приготовляемых блюд, соблюдением санитарных норм, обеспечение кухни всем необходимым инвентарем); - обеспечение холодильника и мини-бара руководства необходимыми напитками и продуктами; составление заявки и заказ продуктов для представительских расходов; - заказ питьевой воды; - контроль за исполнением договоров аренды (взаимодействие с арендаторами, пролонгация договоров, своевременное устранение возникающих проблем, работа с управляющими компаниями) - обеспечение чистоты и порядка в офисах организации и арендаторов: координация и контроль работы уборщиц и разнорабочего (составление заявки и закупка хозяйственных, моющих и чистящих средств для кухни и уборки офиса, а также гигиенической продукции с учетом необходимости и пожеланий сотрудников); - прием заявок от сотрудников на использование автотранспорта компании и координация работы водителей; - регулярное пополнение аптечки офиса лекарственными средствами; - организация и контроль озеленения территории здания в летний период (закупка земли, растений и пр.) - оказание сотрудникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций. с октября 2007 - помощник Руководителя компании В мои должностные обязанности входило: - организация работы по ведению делопроизводства и документооборота офиса, печать и оформление документов, предоставляемых сотрудниками для Руководителя; - регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, деловой переписки, организация прохождения и хранения документации; - работа в почтовой программе (рассылка документов по электронной почте), копирование, сканирование и отправка необходимой документации, в том числе конкурсной для тендерных закупок; - организация работы секретаря по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); - организация работы по отправке почтовых отправлений (составление реестров, описей отправляемых документов, печать конвертов, заполнение формы почтового реестра, вызов и работа с курьерами экспресс-почты для отправки срочных сообщений); - прием и проверка поступающих в приемную документов, материалов, заявлений; предоставление их на рассмотрение Руководителю; - контроль за своевременным исполнением сотрудниками документов, визированных Руководителем; - подготовка документов, необходимых для работы Руководителя; - ведение сводных таблиц по участию менеджерами всех подразделений в конкурсных закупках, контроль за состоявшимися конкурсными закупками, отслеживание результатов закупок; - сбор, обработка и анализ информации в соответствии с заданными требованиями; - встреча и прием гостей Руководителя, заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц; - выполнение рабочих и личных поручений Руководителя; с июля 2002 - секретарь обязанности и функционал остались прежними |